Att ta hand om företagets ekonomi är ett stort och ansvarsfullt uppdrag men med dagens teknik kan det gå lätt som en plätt. För att lyckas behöver du ”bara” ha ordning och reda direkt från starten så att du som ekonomiansvarig har full koll på er budget, kvitton och bokföring. Vill du ha några grundläggande tips?

Det allra första steget är att skaffa något så enkelt som en pärm som du kan sätta in alla kvitton, riskkapitalsedlar och dylikt i. Och du, tänk på att göra detta i kronologisk ordning så att du är väl förberedd för bokföringen som då kommer gå smidigt.

Insamlandet av kapital

Det är viktigt att företagets och medlemmarnas ekonomi är tydligt åtskilda och därför är det klokt att starta ett företagskonto så snart ni kan. Det finns dock ett litet problem då ni måste betala registreringsavgiften till Ung Företagsamhet innan ni får starta ett bankkonto.

Börja med att samla in riskkapital från medlemmarna och eventuellt andra personer till registreringsavgiften på 300 kr. Dessa pengar hamnar då bokföringsmässigt sett i ”företagets kassa”, men i praktiken finns de ofta på ditt personliga bankkonto. Detta är inte så konstigt eftersom det annars är omöjligt för dig att swisha registreringsavgiften till Ung Företagsamhet.

Kom ihåg att därefter aldrig någonsin blanda in något personligt bankkonto utan håll företagets och medlemmarnas finanser klart åtskilda. För de företag som slarvar med detta blir det svårt att ha kontroll på likviditeten och ett enormt merarbete när allt ska redas ut vid bokföring och bokslut.

I vissa regioner kan dock inte banken ge UF-företag ett bankkort och då gäller följande alternativ:

  • Se till att du alltid har kontanter i er kassa och fyll på denna vid behov från banken inför inköp
  • Överför pengar från företagskontot till ditt privata konto samma dag som inköpet och använd ditt eget bankkort vid betalningen.

Tänk på att verkligen göra överföringen samma dag så att datumet för uttaget från företagskontot och kvittot är detsamma. För du vill väl undvika bokföringsproblem, eller hur?

Priskalkyl och resultatbudget

När du betalat registreringsavgiften kan du andas ut ett tag och fokusera på vad er vara eller tjänst ska kosta. Ta in flera anbud om ni producerar en vara eller om ni utför en tjänst tänk på hur lång tid den tar att utföra. Vad är en rimlig timkostnad? Jämför alltid noga med konkurrenternas priser så att ni verkligen ”kan” ta en plats på marknaden.

Gör absolut inte det stora misstaget att ”bara sätta ett pris” som du tycker verkar rimligt utan kolla även noga att ert företag verkligen kommer att tjäna på affären. Inte roligt om ni jobbat stenhårt men i slutändan inte tjänar en krona under ert UF-år, eller hur?

Använd därför någon mall eller excel och för in de rörliga- och fasta kostnaderna i en priskalkyl. Du behöver då jobba parallellt mer er resultatbudget. I denna skall alla kostnader för till exempel; registreringsavgift, mässavgifter, monter, produktion och material eller inköp, telefon, porto och marknadsföring tas med.

Ni behöver även fundera ett extra varv på hur stor vinst ni vill ha vid årets slut. Vinsten är ju så att säga er ”ersättning” för allt arbete ni gjort inom företaget. Låt detta steg ta sin tid och prova dig fram genom fylla i faktiska kostnader samt olika alternativ för önskad vinst. Jämför sedan dessa resultat med konkurrenternas prisnivå en extra gång innan du bestämmer dig för er produkts eller tjänsts pris.

Dessutom är det smart att räkna ut break even eller nollpunktsomsätningen så att du vet hur många varor eller tjänster ni behöver sälja för att gå med vinst. Kolla noga att antalet verkar rimligt i jämförelse med hur många försäljningstillfällen ni planerar att ha.

Likviditetsbudget

När priskalkylen och resultatbudgeten är klar är det dags för att även göra er likviditetsbudget. Denna är till för att du även ska veta att det finns tillräckligt med pengar så att du fortlöpande kan betala era räkningar varje månad. Utgå från er resultatbudget och aktivitetsplan/GANTT-schema så du vet när inbetalningar och utbetalningar beräknas ske under UF-året. Om ni till exempel kommer att ha ett stort säljtillfälle som UF-mässan i mars så kan du räkna med att inbetalningar för era varor och utbetalningar för mässan kommer att ske då.

Bokföring

Som UF-företagare är det klokt att göra bokföringen via någon molntjänst som Visma eller Fortnox, Båda dessa tjänster är gratis för er UF-elever och gör att du med ett enkelt knapptryck kan skriva ut olika listor samt resultat- och balansrapporter.

Det finns en mängd Youtube-filmer som beskriver hur bokföringsprogrammen fungerar och förmodligen kommer även er lärare att visa dig om du inte redan tidigare läst någon ekonomikurs. Passa även på att anmäl dig till gratis webbinarier som till exempel på Visma för genomgång av bokföringsprogrammet.

Den första verifikationen att bokföra som ekonomiansvarig är troligen för det insamlade riskkapitalet. Detta bokförs på kontona eget kapital i kredit vilket visar ”varför” ni fått in pengarna. samt på debetsidan på kassan – som visar var pengarna ”hamnar”. Därefter är det förmodligen registreringsavgiften som står på tur och denna bokförs på kassans kreditsida samt i debet för föreningsavgifter.

Efter dessa verifikationer kommer det skilja sig mycket från företag till företag så skriv gärna ut kontoplanen och markera de konton som är aktuella för just ert UF-företag. Då går det lätt att snabbt hitta rätt konto och du kommer snart in i bokföringen även om detta är nytt för dig. Och du kom ihåg att bokföra så snart du kan så att du blir den klippa som företaget behöver.

ekonomiansvarig

Ej avdragsgilla kostnader

Du som ekonomiansvarig måste även ha koll på vilka kostnader som ni faktiskt får ta med i er bokföring. Eftersom ett UF-företag räknas som ett enkelt bolag får ni till exempel inte ta upp kostnader för:

  • personalfester – teambuilding
  • vanliga kläder
  • välgörenhet
  • de flesta utbildningar
  • moms

Läs därför noga in dig på Skatteverkets sida så att du vet vad som gäller för er som i juridisk mening bedriver hobbyverksamhet.

Betalningar och näthandel

Om det är så att ni planerar att sälja på nätet tex. via en webbshop är viktigt att att ni följer den nya regeln från EU (14/9-2019) om stark kundautentisering. Detta innebär att era kunder måste kunna ”bevisa” sin identitet med säkra metoder innan de kan betala online. Kolla därför noga upp så att det är möjligt med autentisering som till exempel Bank-ID på den webbsida ni tänker använda.

Arbetsuppgifter

Som ekonomiansvarig ansvarar du för att ekonomin är i sin ordning och att bokföring och rapporter är korrekta. För att lyckas med detta finns det även en mängd arbetsuppgifter som ingår i din arbetsbeskrivning. Några exempel på dessa är:

  • Leda riskkapitalförsäljningen, göra en riskkapitalförteckning och ha koll på att summan är korrekt (max 300 kr/person och totalt max 15 000 kr)
  • Vara firmatecknare för UF-företagets bankkonto samt sköta bankärenden
  • Ansvara för att samla in kvitton och att företaget har koll på sin kassalikviditet
  • Löpande sätta in pengar från försäljningen, fakturera och betala företagets fakturor
  • Ansvara för tydlig prissättning vid era säljtillfällen som skylt med Swishnummer och andra betalningsalternativ.
  • Godkänna eventuella rabatter eller prisförändringar av er vara eller tjänst.
  • Göra halvårsavstämning samt ta fram resultat- och balansrapport vid årets slut till årsredovisningen
  • Betala tillbaka riskkapitalet efter er avveckling – bolagsstämma
  • Göra vinstfördelningen enligt ert samarbetsavtal
  • Ge underlag till alla företagsmedlemmar inför deklarationen till Skatteverket.
  • Rapportera problem som uppstår i projektet muntligt till lärare och i loggboken

Som ekonomiansvarig förväntas du ha full inblick i företagets finanser vilket kommer att ge dig lärdomar för livet. Dessa erfarenheter kommer du att ha nytta av både privat och i ditt framtida arbetsliv. En fantastisk kunskap som jag önskar att alla – ung som gammal skulle ha. Är du laddad att sätta igång?

Pin It on Pinterest