Hur håller man en bolagsstämma?

Nu är UF-året nästan över och er bolagsstämma närmar sig verkligen med stormsteg. Förmodligen har du varit med på en eller annan stämma på din skola förut och minns säkert ungefär hur dessa gick till. Men du kanske vill ha lite repetition så du helt säkert vet vad som skall tas upp?

För att avsluta UF-året på topp ingår på många skolor att hålla en bolagsstämma. På denna har ni chansen att presentera er UF-resa samtidigt som viktiga beslut om vinstfördelning och likvidering sker.

Under avvecklingen har ni förmodligen både utvärderat ert år och tagit alla steg som behövts och är nu redo att lägga ner alternativt ombilda företaget.

Enligt god praxis ska ni skicka ut en kallelse senast tre veckor innan stämman till de som skall delta. Vanligtvis gör man detta via E-post där ni anger tid, plats, kontaktuppgifter samt bifogar dagordningen.

Om bolagsstämman ska ske digitalt tex.via Meet eller Teams så glöm inte att även ange möteskoden eller länken i kallelsen.

Åhörare på er bolagsstämma

Förutom de som är självklara åhörare som rådgivare, lärare, företagsmedlemmar och övriga som ni valt att bjuda in finns det fler som kan ingå i publiken. På en del skolor får UF-företagen hålla sina stämmor i grupper om tre till fyra UF-företag för att alla ska kunna ta del av varandras olika ”resor”.

Det är också möjligt att nästa års UF-elever kommer att vara med så hör med din lärare vad som gäller för er.

Att framtida UF-elever får lyssna på er UF-resa kommer det ge dem viktig erfarenhet kring hur en stämma går till. Om de dessutom har möjlighet att ställa frågor i slutet av varje stämma och få era bästa tips är det guld.

Ni kan tex. berätta om några viktiga framgångsfaktorer eller misstag som ni önskar ni inte gjort. Det är även fint om ni kan tipsa om kontakter från ert nätverk som återförsäljare, leverantörer eller rådgivare. Några av er kanske till och med vill ställa upp som rådgivare nästa år?

Dagordning

Bolagsstämmans dagordning delas in i tre delar; formalia (1-6) som är de ordningsfrågor som ni måste ta upp för att kunna ta beslut. Därefter kommer diskussions- och redovisningspunkten (7) där ni presenterar en sammanfattning av förvaltningsberättelsen och ekonomin.

Sen har vi beslutspunkterna (8-9) där ni i UF-företaget fattar beslut som rör företagets förvaltning. Och slutligen punkterna (10-11) som avslutar mötet. En dagordning kan formuleras på lite olika sätt men skall alltså omfatta följande innehåll:

Mötets öppnande
Val av ordförande och sekreterare
Val av justerare
Godkännande av röstlängd
Godkännande av kallelsen som gått ut
Dagordningen godkänns
Lägg ut årsredovisningen och revisionsberättelsen;
UF-företaget berättar om året som gått
revisorn berättar om året som gått
Beslut om: a) att fastställa årsredovisningens resultat- och balansräkning, b) hur företaget skall disponera vinsten eller förlusten , c) ansvarsfrihet för de avgående styrelseledamöterna, d) företagets likvidering,
Återbetalning av riskkapital
Övriga frågor
Mötets avslutande

Hur funkar det praktiskt när man håller en bolagsstämma?

Inledningen

VD:n inleder bolagsstämman med att hälsa alla välkomna och öppnar mötet (1) . Därefter väljer ni ordförande vilket vanligtvis blir VD:n (2).

Det är också ofta så att admin väljs som sekreterare (2) medan justerare kan ha vilken roll som helst (3). Givetvis går det att välja roller fritt genom röstning men hur som helst är det smart om ni kommit överens om dessa roller före stämman.

VD:n håller alltså i mötet, fördelar ordet, ser till att viktiga beslut tas och avslutar mötet. Om någon medlem skulle vara sjuk är det viktigt att ni har ordnat en fullmakt. Detta är nödvändigt för att ni skall kunna ta beslut och för att stämman ska vara giltig

Därefter skall ni godkänna vilka som har röstlängd (4) dvs. ni som ingår i UF-företaget och äger detta och därför har rätt att ta besluten. Övriga riskkapitalister och rådgivare har ingen rösträtt.

Efter detta ska ni även godkänna att kallelsen (5) skickats ut i tid samt att dagordningen (6) är i sin ordning. Denna första del är ganska formell där ordföranden ställer frågor om punkt 2 till 6 och övriga besvarar dessa med ett förslag på namn och eller ett ja eller nej.

Framläggningen

Sedan är det dags att lägga ut årsredovisningen och revisionsberättelsen (7). En del skolor väljer att göra detta kortfattat och VD:n/ordföranden frågar sen övriga om denna kan ”läggas till handlingarna”.

Därefter läggs förvaltningsberättelsen och resultat- samt balansräkningen bara in som en bilaga till protokollet. Vidare läser revisorn eller UF-förtaget upp revisionsberättelsen.

Andra skolor gör denna del lite fylligare för att nästa års UF-elever ska få med sig viktiga erfarenheter. Om er skola har valt den längre versionen kommer alla företagsmedlemmar kanske ha följande uppgifter i nedanstående ordning:

VD:n börjar att berättar om UF-företagets mål vid uppstarten
Admin förklarar affärsidén och hur ni jobbat inom UF-företaget/ organisationen
Produkt/tjänst-ansvarig beskriver varan eller tjänsten
Marknadsföringsansvarig berättar om vilka marknadsföringskanaler som använts, resultatet och visar ert bästa inlägg
Säljansvarig redovisar era försäljningskanaler inkl. UF-mässor.
Kommunikationsansvarig berättar om ert nätverk och ev. hemsida samt om viktiga lärdomar och utmaningar
Ekonomiansvarig visar resultat- och balansrapporterna som ofta granskats av läraren och revisionsberättelsen. Eller om ni haft en revisor berättar hen om året som gått. Därefter delger ekonomiansvarig förlaget för UF-förtagets vinstfördelning och återbetalning av riskkapital. Det vill säga om allt kan återbetalas vid en vinst och hur fördelningen sker vid en ev. förlust.
VD:n avslutar med att beskriva utfallet/måluppfyllelsen (av de mål som hen berättade om i början) och tar också upp vad hen är mest stolt över vad gäller UF-företagets prestation. VD:n delar även UF-företagets bästa tips för framtida UF-elever.

Viktiga beslut och avslutning

Sen blir mötet mer formellt igen då ni ska ta beslut om (8-9) fastställande av resultat- och balansräkning samt vinstfördelning.. Här frågar ordföranden helt enkelt om övriga godkänner detta och medlemmarna besvarar frågorna med ett ja eller nej.

På samma sätt är det med ansvarsfrihet dvs. att alla i UF-företaget utifrån den information ni fått godkänner hur styrelsen (ni själva) har arbetat, beslut om att likvidera/lägga ner UF-företaget samt om återbetalningen av riskkapitalet.

Slutligen frågar ordföranden om det finns några övriga frågor (10) vilket främst gäller internt inom UF-företaget. Men om ni håller en fylligare presentation där framtida UF-eleverna deltar är det även dags för deras frågor.

Sen är allt klart och det är bara att avsluta mötet (11).

Digitala verktyg & presentation

Majoriteten av alla UF-företag brukar använda någon form av bildverktyg som stöd vid sina bolagsstämmor. Detta kan vara Canva, Power Point, Keynote, Prezi eller liknande.

Då kan ni visa bilder på er vara/tjänst, företagsmedlemmar, ert bästa inlägg på sociala medier, hemsidan och UF-mässan. Det är även viktigt att resultat- och balansrapporten finns med här.

Håll gärna en prov-bolagsstämma före det skarpa läget så ni har koll på vilken bild som passar ihop med respektive del i dagordningen. Det är även klokt att bara använda stödord så att det inte bara blir en ”uppläst” redogörelse vilket ofta kan bli lite platt. Smart är att öva flera gånger så att er bolagsstämma blir riktigt grym!

För du vet väl om att även denna sista del ingår i kursen entreprenörskap? Enligt kunskapskraven ska du kunna ” presentera ert projekt (UF-företag) och anpassa presentationen till syfte, mottagare och situation”.

Varför ska ni skriva ett protokoll på er bolagsstämma?

Tänk på att sekreteraren skall skriva ner huvudpunkterna och besluten som tas i ett protokoll. Hen behöver alltså inte skriva ner ordagrant allt som sägs men de viktigaste och de beslut som tagits.

Därefter skall även ordföraren, sekreteraren och Justerarna granska protokollet var och en för sig i lugn och ro. Detta för att de har ansvar för att kolla att allt ser ut att vara i sin ordning och att sekreteraren inte råkat skriva fel samt försäkra sig om att alla regler följts.

Kom ihåg att ert protokoll är nödvändigt för att besluten skall vara giltiga och för att banken senare skall kunna avsluta ert konto. Lämpligt är att även sätta in protokollet längst bak i er bokföringspärm så att alla viktiga dokument finns samlade.

UF-företagare — Foto: Evelina Carborn, Ung Företagsamhet

Efter er bolagsstämma

På en del skolor brukar man efter bolagstämmorna ordna en liten festligare avslutning med tårta eller liknande. Då är det även vanligt att ”nästa års UF-elever” är med och kan ställa frågor om allt från en viss rolls uppgifter till respons på affärsidéer.

Det som sen återstår är bara att betala ut ev. vinst och riskkapital, avsluta bankkontot, spara underlag inför nästa års deklaration och spara boföringspärmen i sju år.

Sjävklart får ni heller inte glömma att tacka era rådgivare! Vill du ha en mer detaljerad beskrivning kring slutskedet så hittar du det i inlägget hur avvecklar man ett UF-företag.

Nu har du förhoppningsvis full koll på hur man håller en bolagsstämma. Hoppas du tyckt att ditt UF-år varit fantastiskt lärorikt och du får nytta av dina nya entreprenöriella kunskaper. Stort lycka till!